Evelio Jimeno

Decálogo para escribir una propuesta ganadora en Instrumento PYME Fase 1

Diez pasos prácticos, del enfoque a la plantilla, para escribir una propuesta que de verdad tenga opciones en Instrumento PYME Fase 1.

Nº 5 12 de diciembre de 2018 por Evelio Jimeno Ruiz

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Muchas Startups y PYMEs tecnológicas se plantean presentar una propuesta a la convocatoria Instrumento PYME dentro del programa Horizon 2020 de la Comisión Europea, pero no saben por dónde empezar. En este artículo encontrarás un decálogo con los mejores consejos, 100% prácticos, para escribir una propuesta ganadora en Instrumento PYME Fase 1.

En internet puedes encontrar muchos consejos y trucos diferentes sobre cómo debe ser una propuesta ganadora de SME Instrument o Instrumento PYME Fase 1. Pero ¿cómo desarrollar y escribir una propuesta ganadora en la práctica? ¿Qué se necesita para empezar desde la plantilla en blanco hasta tener una propuesta ganadora?

Cuando empezamos a escribir las 10 páginas de una propuesta para la fase 1 de SME Instrument, lo hacemos en base a un proceso elaborado, estandarizado y sofisticado para hacer la mejor propuesta para cada cliente. Estas son algunas ideas de cómo hemos conseguido atraer financiación a través de Instrumento PYME para clientes de toda Europa utilizando este proceso.

Paso 1: Idea y evaluación de la empresa

A menudo se da por sentado, pero este paso es el más crucial. Algunas empresas no están destinadas a participar en la Champions League de la UE para PYMEs innovadoras. O todavía no. O bien su idea no es lo suficientemente innovadora (ya hay soluciones similares en el mercado), o bien el negocio no puede escalarse a nivel de la UE o mundial. A veces no es creíble que la empresa lleve la innovación al mercado a esa escala, y en otras el desarrollo ya está prácticamente finalizado y no tiene mucho más recorrido. Es importante evitar un error común en el alcance del proyecto: muchas empresas tienen un prototipo o versión beta de su producto y explican su Instrumento PYME como si ese fuera su producto final. Sin embargo, debemos poner el foco en cómo será el producto en 2-3 años, cuando tenga las máximas prestaciones y realmente esté listo para crecer de forma exponencial. Una primera indicación es «¿creo en esta idea y en esta empresa que lleva la idea al mercado?». Como consultores tenemos que ayudar a la empresa a vender su idea a los evaluadores de Instrumento PYME: si no creo en la idea, no puedo venderla ni escribir una historia convincente. Por lo tanto, no empieces si no crees absolutamente que tu proyecto puede convertirse en una historia de éxito a nivel de la UE.

Paso 2: Estado del arte

Si decidimos que la combinación idea/empresa puede ser ganadora, es el momento de hacer una investigación en profundidad: junto con la empresa identificamos cómo la idea es única, diseccionamos la idea, la comparamos con ideas similares, analizamos el concepto. Nos sumergimos en la tecnología, el sector, el mercado, los usuarios, la competencia (sí, siempre hay competencia, también para soluciones nuevas, innovadoras y únicas). Tenemos reuniones de trabajo con la empresa, hacemos estudios de mercado y consultamos a expertos de la industria y de la tecnología. También intentamos identificar de todas las maneras posibles cómo puede fallar la idea. Tratamos de obtener la mayor cantidad posible de hechos, datos e informes sobre la mesa.

Paso 3: Diseño por bloques a alto nivel

Realizar el sencillo ejercicio de dividir un folio en 10 rectángulos, simulando que cada uno es una página de la memoria de Instrumento PYME, ayuda a maquetar el proyecto y a no extenderse demasiado en una sección que por un lado consume tiempo y que, por otro, es probable que no queramos borrar o reducir, lo que afectará negativamente a la evaluación. Un buen diseño a alto nivel de tu Instrumento PYME facilitará el trabajo en gran medida, y como ejercicio puedes hacer un borrador y enseñarlo a algún compañero de trabajo para tener un feedback rápido.

Paso 4: Diseñar el Implementation

De hecho, empezamos a escribir la propuesta SME Instrument desde el final, con la «Sección 3: Implementación». ¿Por qué? Porque esta sección identificará lo que se hará durante el Feasibility Study o estudio de viabilidad, y los pasos a seguir por la empresa para desarrollar un plan de negocio detallado sobre cómo comercializar su idea innovadora. Identificamos cuáles son los «conocidos-no conocidos» de la empresa y qué se puede hacer en seis meses para identificarlos. Cada estudio de viabilidad está diseñado exclusivamente para la empresa: ninguno es igual a otro. Algunos elementos pueden repetirse con frecuencia (estudio de mercado para los países prioritarios, elaboración de una estrategia de IPR, desarrollo del modelo de negocio y estrategia de precios, identificación de las necesidades de los usuarios), pero en conjunto el estudio de viabilidad responde a la pregunta que la empresa se plantea antes de iniciar el proceso de comercialización.

Paso 5: Diseñar el Impact

El impacto es la parte más importante de la propuesta a Instrumento PYME, así que no te quedes corto en extensión y dedícale tiempo. No solo responderá a cómo será utilizada la solución prevista por los usuarios finales, sino que también aclarará cómo llegará la solución desde la fase de idea hasta la implementación y comercialización. La sección «mercado/usuarios» es en realidad dos secciones diferentes: usuarios (¿quién comprará o se beneficiará de tu solución?) y mercado (¿cuántos pueden comprarla?). En la comparativa con tus competidores no tienes por qué ser mejor en todo, ya que salvo en raras excepciones no resulta creíble; lo que tiene que quedar claro es en qué eres mejor y por qué es tan importante para el mercado. Esta sección debe mostrar que existe un mercado, que hay usuarios dispuestos a comprar, y aportar pruebas con cifras y referencias.

Paso 6: Diseñar el Excellence

La parte de excelencia será la primera impresión para los evaluadores expertos en Instrumento PYME (es cierto que hay evaluadores que no empiezan aquí, sino en Impact o Implementation, pero la mayoría sí lo hace). Como no se puede cambiar una primera impresión, es importante empezar bien. La plantilla actual para el Instrumento PYME incluye un resumen ejecutivo a modo de introducción. Siempre escribimos una introducción para atraer y mantener la atención del evaluador: ¿qué problema hay?, ¿cómo abordará este problema la solución prevista?, ¿cuál es el estado actual de desarrollo de la solución?, y por lo tanto, ¿cuáles son los objetivos específicos del proyecto de este estudio de viabilidad para llevar la solución un paso más allá?

Paso 7: Reescribir en una sola historia

Un error común y fácil de cometer es incluir la información necesaria en cada sección de la memoria de Instrumento PYME de forma independiente, comprobar si se contestan todas las preguntas de evaluación y pensar que la solicitud está hecha. Para mantener al evaluador alerta y que no se distraiga, es importante que le resulte fácil de leer: por lo tanto, trata de reescribir toda la propuesta en una sola historia coherente, con un solo argumento. No es tan importante si has contestado todas las preguntas como que el evaluador las lea. Mantener una buena historia, fácil de leer, facilita las cosas para el evaluador.

Paso 8: Añadir gráficos

Ya conoces el dicho: «una imagen vale más que mil palabras». Esto significa que añadir gráficos, aunque parezca lo contrario, te ayudará a ahorrar espacio. Añade gráficos de apoyo que aclaren de un vistazo lo que no puedes decir en miles de palabras. Todas las páginas de tu propuesta de Instrumento PYME tienen que ser atractivas y tener al menos una imagen, una tabla, un diagrama o un cuadro de texto en otro color. Y no olvides que destacar palabras clave en negrita también añade un componente visual y facilita la lectura rápida.

Paso 9: Abstract

La primera impresión real comienza aquí. ¿Has visto los resúmenes de los proyectos financiados en las fases 1 y 2 del Instrumento PYME? Échales un vistazo, todos están publicados. Ten en cuenta que, si tu proyecto es financiado, el abstract que has escrito estará a disposición del público. Por lo tanto, aprovéchalo al máximo y conviértelo en el mejor elevator pitch que puedas crear sobre tu empresa, no solo para los evaluadores, sino para cualquiera que se encuentre con este resumen en el futuro. Intenta no escribir párrafos idénticos en el Abstract y en el Executive Summary, ya que el evaluador los lee prácticamente seguidos.

Paso 10: Plantilla

Utilizar una plantilla Word sencilla y clara para tu Instrumento PYME, con colores uniformes durante todo el documento, dará una imagen profesional y seria de tu proyecto. Aprovechar el espacio es crucial, definiendo el interlineado, los márgenes, los estilos, los tipos de tabla, etc. Si estás preparando tu propia propuesta, aquí tienes como regalo una plantilla para tu Instrumento PYME que puedes descargar y que te ahorrará varias horas de tu preciado tiempo. Espero que te sea de ayuda.

Descarga gratis la plantilla de Instrumento PYME Fase 1

De alguna manera, podría continuar y escribir mucho más de 10 páginas sobre cómo escribir una propuesta de 10 páginas. Si sabes cómo queda una propuesta ganadora y conoces el proceso de desarrollo de una propuesta ganadora, entenderás que se necesita tiempo, esfuerzo, perspicacia, una idea muy innovadora y experiencia específica en el desarrollo y la redacción de propuestas para que esto suceda.

Si además de este decálogo te interesa conocer más detalles sobre los pasos fundamentales a nivel administrativo y técnico para presentar tu Instrumento PYME Fase 1, te recomiendo que leas la guía básica para presentación de Instrumento PYME Fase 1. Por último, si estás ya en la Fase 2 y tienes expectativas de pasar a la fase de la entrevista, te recomiendo el artículo Falso decálogo para un buen pitch en Instrumento PYME, de Íñigo Irizar, en su blog Handitu.

Nos leemos.

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